Les données chiffrées communiquées par les organisateurs de foires et salons représentent des éléments essentiels, qui bien souvent orientent la décision des exposants ou des visiteurs de participer ou non à une manifestation. Ainsi, il est tentant de brandir dans des communiqués de presse ou argumentaires de vente, des chiffres de fréquentation flatteurs, voire un peu trop flatteurs.
Des pratiques d’un autre âge qui n’ont jamais trompé grand monde, mais que seule une vérification scrupuleuse, indépendante et digne de foi des chiffres a pu faire cesser au fil des ans. L’épisode Covid a depuis fini de démontrer combien il était dérisoire et ingérable de proclamer des chiffres trop avantageux. Enfin, la « concurrence » avec le web qui affiche une traçabilité d’audience chirurgicale, oblige les événements à être précis et crédibles.
Pour cela, la bonne pratique, confirmée par la loi, veut que les organisateurs de foires ou de salons fassent vérifier et certifier les données chiffrées (visitorat, exposants, CA …) de leurs événements par des organismes accrédités par le COFRAC.
Nous avons demandé à Christopher DA SILVA, Directeur Général d’EXPO’STAT de revenir plus en détail sur les obligations légales en termes de certification des données chiffrées de événements, et sur la manière d’y répondre.
Pouvez-vous nous rappeler les obligations légales des organisateurs de salons ?
La règlementation est précise, et le code du commerce oblige les organisateurs de foires et salons à faire contrôler et certifier les caractéristiques chiffrées de leurs événements.
On dénombre en France environ 1200 salons qui doivent répondre à ces obligations en demandant à un organisme accrédité par le COFRAC comme EXPO’STAT de contrôler leurs données. A cela quelques exceptions : il n’y a pas besoin de certification pour les salons grand-public qui se déroulent en dehors d’un parc d’expositions, c’est la même chose pour les expositions se déroulant dans le cadre d’un congrès si la surface des stands reste négligeable par rapport à la taille de l’événement.
Enfin, les parcs peuvent se substituer aux organismes de certification pour les manifestations de moins de 1000 m2. Le parc doit alors se substituer à EXPO’STAT et fournir un certificat de contrôle à l’organisateur. De moins en moins de sites d’accueils proposent ce service. A ma connaissance, il n’y a jamais eu de sanctions frappant les récalcitrants mais au-delà du seul aspect légal, la certification présente d’autres intérêts pour l’organisateur. Par exemple, renforcer la crédibilité de la manifestation, valoriser l’événement auprès des exposants et des visiteurs à l’aide de données authentifiées par un organisme indépendant ou encore faire valoir ces chiffres contrôlés auprès des autorités en charge du respect des conditions de sécurité pour toute manifestation ouverte au public.
Plus récemment dans le cadre du plan de relance du Gouvernement, les salons certifiés de plus de 500 exposants ont pu solliciter des aides gouvernementales pour leurs nouveaux exposants. Pour cela, nous délivrons des attestations pour les nouveaux exposants éligibles aux aides.
Dans l’ensemble, nous constatons que la majorité des salons jouent le jeu de la certification. Les parcs font eux aussi appliquer la règlementation car ils doivent disposer du certificat de contrôle des données chiffrées de la session précédente des manifestations commerciales qui se tiennent sur leur site. Il revient à l’exploitant du parc des expositions de télédéclarer le programme annuel de ses manifestations et d’y faire figurer obligatoirement des chiffres certifiés.
Quel est le rôle d’EXPO’STAT et quelles sont les méthodes que vous employez ?
Nous contrôlons de l’ordre de 750 salons par an. Notre méthodologie est donc bien rodée. Nos contrôles se déroulent en deux temps comme l’impose la règlementation. Le contrôle de premier niveau vise à rapprocher les différentes données chiffrées à partir des documents communiqués par l’organisateur de la manifestation. Ensuite, le second niveau qui est un contrôle de cohérence compare les données avec celles d’autres manifestations du même secteur. Une fois toutes les informations recueillies et vérifiées, nous établissons un certificat que l’organisateur doit conserver 5 ans pour répondre aux éventuels contrôles des pouvoirs publics. Certains organisateurs nous demandent de transmettre les données à l’OJS pour permettre de réaliser des études sur la filière, analyses qui sont aussi utilisées par le ministère de l’économie et de finances. Tout ceci représente un travail dense, traité par les quatre salariés d’EXPO’STAT.
La démarche d’EXPO’STAT auprès des salons a-t-elle d’autres applications, des évolutions ?
Oui, bien qu’étant vraiment spécialisés dans le secteur des foires et salons, dont nous connaissons les enjeux et les difficultés, nous savons nous adapter, proposer des solutions spécifiques et nous ne nous limitons pas à la seule certification. Nous avons par exemple contribué à la mise en place auprès de nos clients du calculateur CLEO lancé en 2015. CLEO est un calculateur de performance événementielle qui évalue les impacts des événements en termes de retombées économiques, environnementales et sociales. Sur les 72 indicateurs à compléter, EXPO’STAT en recueille de l’ordre d’une soixantaine, ce qui facilite énormément la démarche des organisateurs. A l’issue de la manifestation, ceux-ci disposent d’un bilan clair et complet, qu’ils peuvent ensuite utiliser pour valoriser leur manifestation auprès des pouvoirs publics, de la presse ou de leurs clients et partenaires.
Nous intervenons aussi auprès des acteurs de l’événementiel français pour la certification écoresponsable ISO 20121.
Enfin, nous proposons nos services aux professionnels de l’événementiel qui adoptent la qualité de Société à Mission. Mis en place en 2019 par la loi PACTE, ce dispositif qui n’est limité à aucun secteur professionnel, implique pour l’entreprise de définir une raison d’être, des objectifs sociaux et environnementaux, d’inclure l’ensemble dans ses statuts, et de produire périodiquement un rapport de mission.
La loi prévoit que cet ensemble sera vérifié par un organisme tiers indépendant accrédité par le COFRAC dans ce domaine précis. De 60 entreprises à la création en 2019, on compte aujourd’hui plus de 700 organisations engagées dans cette démarche. La qualité d’entreprise à mission donne à l’entreprise une importante visibilité aux yeux de ses clients, de ses partenaires, et des institutions.
Pour conclure, EXPO’STAT est l’organisme de certification de référence de la filière événementielle, quel que soit le sujet et le contexte. Cela nous donne une position privilégiée de connaissance et de pratique du secteur, nous avons une veille permanente sur toutes les évolutions légales et réglementaires, nous sommes en contact avec tous les acteurs de la filière et participons aux travaux de l’interprofession UNIMEV.
Nous voyons aussi que les conseils et explications que nous donnons lors des contrôles, ainsi que les outils que nous avons mis en place, permettent à nos clients de se tenir informés des évolutions et de rationaliser leurs propres méthodes.
Nos interlocuteurs se renouvellent en permanence et beaucoup de nos contacts sont partis, notamment pendant la crise sanitaire qui a sévèrement touché l’évènementiel français. Le secteur doit faire appel à de nouveaux talents, venus d’autres secteurs comme la grande distribution et qui découvrent les foires et salons. Nous devons en permanence nous adapter, être à leur écoute, faire de la pédagogie et proposer les meilleures solutions pour les accompagner.
Cet article a été publié dans le Guide des Salons de juillet 2022
