La comptabilisation des frais liés à l’organisation d’événements tels que des foires ou des salons dépend de la nature de ces dépenses et des normes comptables applicables dans votre juridiction, celles de la France qui sont construites autour d’une trame à vocation fiscale n’étant pas parmi les plus simples. Cependant, voici quelques lignes directrices générales qui pourront vous aider à la comptabilisation de l’organisation d’un événement :
Pourquoi utiliser une application de gestion des notes de frais
Identification des frais d’événement : Avant de les comptabiliser, identifiez très clairement les dépenses liées à l’événement proprement dit. Cela peut inclure des frais tels que la location de l’espace d’exposition, l’aménagement des différents stands et l’aménagement des allées, du commissariat du salon et du service de presse, la nourriture et les boissons, le matériel audiovisuel, les frais de promotion classique et online, les frais de personnel, la rémunération des intervenants, etc…
Catégorisation des dépenses : Classez les dépenses en différentes catégories selon la nature des dépenses. Par exemple, les dépenses de location de l’espace peuvent être classées sous « Location d’équipement », les dépenses de nourriture et de boissons sous « Catering », etc… C’est cette classification précise qui rendra lisible votre comptabilité pour tous, collaborateurs, partenaires et administrations.
Enregistrement comptable : Enregistrez chaque dépense dans les comptes correspondants du grand livre. Assurez-vous de garder une trace détaillée de toutes les dépenses pour une comptabilité précise. C’est généralement la collecte incomplète des preuves de dépenses qui pose problème et génère des ennuis…
Suivi des budgets : Organiser un événement c’est généralement anticiper sur les imprévus de toute part. Pilotez efficacement le budget de votre événement en comparant les dépenses réelles avec le budget initialement prévu pour l’événement. Cela peut vous aider à chaque instant à évaluer la performance financière de l’événement et à prendre des mesures correctives si nécessaire. Par exemple le pilotage précis de la comptabilité de votre événement permettra d’ajuster les frais de promotion par rapport au chiffre d’affaires prévu (confirmations exposants et partenaires, subventions obtenues).
Considérations fiscales : Assurez-vous de respecter toutes les exigences fiscales applicables en ce qui concerne les dépenses liées à l’événement. Certains frais peuvent être déductibles d’impôt, tandis que d’autres peuvent ne pas l’être. Nul n’est censé ignorer la loi, et votre comptabilité doit prendre en compte les dernières évolutions de la législation, alors si vous n’êtes pas sûr de vos connaissances en la matière, n’hésitez pas à consultez un professionnel de la fiscalité si nécessaire, voire à contacter les services fiscaux pour être sûr de ne pas passer à côté d’un élément important.
Documentation : Conservez pendant au moins cinq ans des documents justificatifs, tels que les factures et les reçus, pour toutes les dépenses liées à l’événement. Cela est essentiel pour l’audit et la conformité réglementaire et vous sera exigé en cas de contrôle. C’est trop bête de risquer un redressement fiscal et de ruiner les résultats de l’entreprise à cause d’un justificatif manquant…
Si vous avez des doutes et des questions spécifiques sur la comptabilisation des dépenses liées à un événement particulier, il sera toujours judicieux de consulter un expert-comptable ou un expert financier pour obtenir des conseils personnalisés en fonction de votre situation spécifique et des normes comptables applicables. En dernier recours face à une question importante, vous pouvez faire appel à votre commissaire aux comptes pour prendre la meilleure décision. Il vaut mieux se rassurer en faisant contrôler votre comptabilité par un professionnel sérieux et compétent. Ses remarques ne seront pas toujours agréables à entendre et ses recommandations pourront vous sembler lourdes et inutiles, mais dites vous qu’il n’est pas là pour être plaisant mais pour être efficace. Le recours aux conseils d’un professionnel reconnu pourra aussi témoigner de votre bonne foi auprès de l’administration fiscale.
