Chaque année, aux premiers jours de l’été, le Congrès MEV est le rendez-vous de la filière événementielle à ne pas manquer, pour les adhérents des trois associations partenaires UNIMEV, LEVENEMENT et la FFM2E.
Le Congrès MEV est un lieu d’échanges et de partages d’expériences pour toute la profession. Il permet de faire un point régulier sur l’état de l’art, les innovations dans tous les métiers composant la filière. Surtout, le congrès met à profit la seule période où l’activité évènementielle fait une pause, pour réfléchir ensemble aux enjeux d’aujourd’hui et de demain pour la profession. Parmi ces grands enjeux, le développement durable occupe une place sans cesse croissante, mais comment, dès lors, passer de la réflexion aux actes, et encore mieux : comment mettre en oeuvre à l’occasion du congrès toutes les bonnes pratiques plébiscitées lors des précédentes éditions ?
La chasse aux impacts négatifs est ouverte
Ainsi les trois associations partenaires se sont fixé pour objectif d’être responsables et exemplaires dans la programmation et l’organisation du Congrès MEV dont la coordination générale est assurée par UNIMEV. Elles ont décidé dès juillet 2015 de s’appuyer sur le cadre fixé par la norme ISO 20121 pour structurer leur démarche. Cette certification internationale dédiée uniquement à l’activité événementielle permet en effet de minimiser les impacts négatifs (émission en CO2, déchets, nuisance pour les populations et territoires) du congrès et de favoriser les retombées positives (adhésion et insertion des publics, retombées économiques et sociales locales et progression de la filière).
Frédéric Jouët, Directeur Général d’Exponantes et nouveau Président de l’UNIMEV confirme : “Nous sommes passés d’une perception du développement durable limitée à l’environnement, à une prise en compte globale intégrant l’aspect sociétal. Les acteurs de la filière événementielle ont compté parmi les premiers à affirmer cette prise de conscience. Il est vrai que jusque là, notre activité nous amenait à être de “gros consommateurs” de carbone. Aujourd’hui, nous nous affirmons surtout comme des grands pourvoyeurs de progrès dans ce domaine, en limitant au maximum les impacts négatifs de nos manifestations comme l’émission de CO2 ou la gestion des déchets. Chaque événement laisse derrière lui un “héritage” dont l’impact doit être le plus vertueux possible, c’est la condition pour obtenir l’adhésion la plus large, des visiteurs aux exposants en passant par les collectivités. C’est donc la moindre des choses que le congrès qui nous réunit à la Baule et offre un rayonnement à toute la profession, soit exemplaire.”
Pour accompagner l’UNIMEV dans sa démarche, le cabinet de conseil en développement durable, Green Événements, spécialisé dans l’accompagnement des professionnels de l’événementiel (COP21, Viparis, Atlantia, Clamageran, Traiteurs de France, Eurydice…), a été mandaté.
Béatrice Eastham, fondatrice de Green Événements, revient pour nous sur la mise en place de cette démarche de mise en conformité du Congrès MEV avec la norme ISO 20121.
Qu’est-ce que le développement durable appliqué au secteur événementiel ?
L’événementiel est un secteur qui peut paraître antinomique avec le développement durable : les événements génèrent des déplacements, on est par définition dans une logique d’éphémère, les conditions de travail sont parfois difficiles…
Pour autant, s’arrêter à ces aspects c’est oublier le rôle positif de la filière sur l’économie (flux d’affaires sur les salons, partage de savoirs lors des congrès, retombées économiques pour les territoires, etc.) et plus globalement sur la société (lieux de décisions politiques – on pense à la COP21 – mais aussi de cohésion sociale lors des événements sportifs, culturels…).
Pour un acteur de la filière, qu’il soit organisateur d’événements, lieu d’accueil ou prestataire, mettre en place une stratégie de développement durable c’est s’emparer de tous ses impacts, positifs et négatifs, et apprendre à les maîtriser pour viser la “performance globale”.
Objectif certification ISO 20121 pour le congrès MEV
La filière événementielle française a bien compris que le développement durable n’était ni une mode ni un outil marketing, mais bien un angle incontournable pour repenser nos métiers en lien avec les enjeux sociétaux auxquels nous faisons face.
Le Congrès MEV est LE moment de l’année où tous les acteurs du secteur se retrouvent pour réfléchir à l’événementiel de demain… Il est donc apparu incontournable à Thierry Hesse, initiateur de la démarche, que l’événement lui-même soit organisé de manière exemplaire.
Très concrètement, le fait de viser une certification ISO 20121 a permis aux équipes organisatrices de formaliser l’organisation et de construire un plan d’actions ambitieux pour minimiser les impacts négatifs du congrès et surtout favoriser les retombées pour les participants, le territoire et la filière.
Quelques exemples d’actions significatives pour le congrès MEV ?
Parmi toutes les initiatives mises en place, on peut citer :
- Le choix d’un site certifié ISO 20121 : l’Atlantia (Palais des Congrès de la Baule), avec des espaces d’exposition éco-conçus (la location et la réutilisation des structures est privilégiée) ;
- Une communication durable en faisant appel pour les impressions à un prestataire labellisé Imprim’Vert, et en favorisant par ailleurs les supports numériques ;
- Une restauration locale et de saison assurée par un traiteur en cours de certification ISO 20121 ;
- Les produits alimentaires non consommés seront donnés à des associations ;
- Les transports hybrides et le covoiturage sont favorisés.
Le rôle des équipes Green Événements a été de faciliter la mise en oeuvre de la démarche (interview des parties prenantes, identification des enjeux, rédaction des procédures, formation des équipes) et de s’assurer que l’on collait bien aux exigences du référentiel ISO 20121.
L’audit initial de certification, mené par SGS Certification doit venir contrôler que l’ensemble des exigences a bien été respecté. Le cas échéant, un certificat de conformité ISO 20121 sera remis aux équipes du Congrès MEV à La Baule.
Qui peut prétendre à une certification ISO 20121 ?
La norme ISO 20121 est une norme qui définit une méthodologie pour rentrer dans une démarche d’amélioration continue sur les sujets de développement durable : dialoguer avec ses parties prenantes, hiérarchiser les sujets de développement durable, établir un plan d’actions et le suivre, formaliser des procédures de travail notamment.
Tout acteur de l’événementiel – commanditaire, organisateur, lieu, destination, prestataire – qui décide d’aborder le sujet de manière sérieuse peut ainsi prétendre à une certification ISO 20121, quel que soit son niveau initial et la taille de sa structure.
Entrer dans une logique de certification permet de gérer le développement durable en mode “projet” (prévoir 6 à 9 mois pour obtenir la certification) et ainsi d’aligner cette démarche avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
