Au sein de la communauté des professionnels de la communication, il existe depuis toujours un débat pour savoir si le salon est, ou n’est pas un média. Officiellement, les événements n’intègrent pas le club des cinq : la presse, la télévision et le cinéma, l’affichage, la radio, l’internet. En revanche, en étant le seul « canal » qui mobilise les cinq sens (la vue, l’ouïe, l’odorat, le goût et le toucher), ils constituent un moyen unique de faire passer des messages. Bref, même si on ne lui reconnaît pas son appartenance à la famille des médias, les événements constituent LE média unique et irremplaçable, le seul qui provoque et utilise la rencontre entre êtres humains. Un vilain petit canard qui surnage pourtant plutôt mieux que la plupart de ses cousins, et le seul à tirer profit de la déferlante internet.
Salons et congrès : la connexion ou la mort
Pour que cette belle complémentarité entre les événements, salons ou congrès et internet continue à se développer, il faut qu’ils permettent à leurs participants de communiquer entre eux, mais également vers l’extérieur. Disposer de moyens de communication performants est donc un élément vital pour toute manifestation qui se respecte. Les parcs d’expositions et centres de congrès sont généralement dotés des équipements adéquats : un accès internet très haut débit et une couverture wifi très haute densité, permettant de connecter jusqu’à 100 000 utilisateurs.
C’est la condition indispensable à l’organisation de manifestations professionnelles permettant toutes les exploitations numériques utiles, comme la gestion de l’accueil du public, la captation, la réalisation et la diffusion de contenus, et surtout l’interactivité entre tous les participants. Les gestionnaires de sites d’expositions n’ayant pas intégré cette urgence numérique s’exposent à prendre une longueur de retard, immédiatement synonyme de marché perdus. La connectivité des événements figure désormais en première place des cahiers des charges imposés par les organisateurs.
Jusqu’à la location d’un téléphone satellite pour sécuriser son événement
Pour les manifestations outdoor, l’exercice est encore plus complexe. Organiser un événement hors des lieux habituellement prévus pour cela, nécessite de bien prendre en compte cet indispensable dépendance à la connectivité. Il faut anticiper les différentes solutions permettant de communiquer vers l’extérieur, comme l’installation d’une parabole ou la location d’un téléphone satellite.
Au-delà d’un choix qui s’impose dans les déserts numériques, encore nombreux dans l’Hexagone, ces options permettent une véritable autonomie en termes de débit et une sécurité non négligeable face aux pannes de réseau qui surgissent généralement au plus mauvais moment. Pour les manifestations volontairement éloignées des sentiers numériques, il faut aussi prendre en compte une notion de sécurité. Il faut impérativement pouvoir contacter immédiatement les secours en cas d’accident ou de sinistre.
Un téléphone satellite permet de passer et de recevoir des appels lorsqu’il n’y a pas de réseaux téléphoniques, ou lorsque celui-ci est très faible. Ce type de téléphone fonctionne uniquement grâce à un réseau de communication par satellites. Ces appareils mobiles ne reçoivent pas de signaux terrestres, mais communiquent à partir des éléments en orbite autour de la terre. N’oubliez pas de louer la carte sim avec forfait datas illimité. Il faut aussi regarder les fonctionnalités des téléphones satellites qui varient selon la marque et les besoins spécifiques.
L’achat de ce type de téléphone représente un coût élevé, et à moins d’en avoir une utilisation très régulière (ce qui est rare dans le secteur événementiel), il vaut mieux procéder à la location.
Le projet digital, indispensable aux événements pérennes
D’une manière générale, quels que soient leurs lieux d’accueil, les événements doivent obligatoirement piloter, en non pas subir un véritable projet digital. Ceci passe par la prise en compte des inscriptions des exposants et partenaires, par la gestion des flux visiteurs, par l’optimisation des conférences et de leurs speakers, etc. Tous ces éléments au service d’une stratégie e-marketing affirmée constituent la clé d’une réussite pérenne.
Un événement se prépare des mois, voire des années en amont. Il implique directement ou indirectement des centaines de personnes. Sa pérennité, même pour les salons qui semblent les mieux installés dans leur écosystème, est très relative. Un échec lié à l’absence d’exposants leaders, d’un manque de visiteurs, ou bien d’une incapacité à communiquer puissamment peut mettre en cause l’existence même de l’événement. Il est donc crucial de disposer de moyens suffisants et sécurisés pour communiquer au sein et à l’extérieur de la manifestation.
Le chef de projet digital de l’événement doit jouer sur plusieurs tableaux pour s’assurer une visibilité maximale. La qualité et l’abondance du contenu en premier lieu, mais aussi la qualité et la fiabilité des « tuyaux » qui vont acheminer du contenu, sous forme de data, images, vidéos, etc…
Le choix d’un prestataire performant
Il est important pour répondre aux défis modernes de la communication de pouvoir faire confiance au prestataire de services, qui soit capable de couvrir l’ensemble des prestations nécessaires à l’exploitation de tous les types de services en ligne. La norme aujourd’hui pour la fibre optique est à 1Gbps (Gigabits par seconde). Pour les événements les plus gourmands en débit, comme les salons ou congrès pour le secteur IT ou les startups, on installe maintenant de la connectivité jusqu’à 10Gbps.
L’entreprise retenue devra s’attacher en priorité à offrir les meilleures garanties contractuelles du secteur, c’est-à-dire la performance du matériel, la disponibilité et la réactivité de l’équipe, la fiabilité et la sécurité des installations. Il devra aussi faire la preuve d’une expertise reconnue, d’une capacité d’évolution et de montée en charge, et enfin de la pérennité et la sérénité que pourront vous apporter des interlocuteurs impliqués et disponibles.
Attention, pour ne pas grever le budget, aux infrastructures redondantes donc inutiles. Même s’il est important de sécuriser les connexions, cela ne sert à rien de mettre en place des réseaux qui se chevauchent.
Il existe de nombreux services et outils de mesure de la qualité en accès public ou privé. Les mesures obtenues participent à l’analyse permanente du réseau internet et permettent le cas échéant de rectifier l’installation en l’adaptant aux contraintes précises de l’événement. Parmi les procédés de mesure, on peut citer le classement CloudScreener Cedexis, le tableau de bord Pingdom, ou encore les sondes RIPE Atlas. Il est également recommandé de tester son débit avec des outils en ligne comme speedtest.net.
