Emilie Simon et Elvire de Chalus sont directrice de projets et directrice des métiers chez Colloquium, société référence dans l’organisation de congrès principalement liés à la santé en France.
Emilie Simon nous fait part de son parcours diversifié dans l’événementiel et de ses expériences qui l’ont amenée à développer et conduire aujourd’hui les événements du groupe.
Elvire de Chalus analyse pour nous l’évolution du métier de PCO (Professional Congress Organizer) depuis quelques années.
Eric Watiez : Bonjour Emilie, vous avez bâti votre carrière autour de la communication, du web et de l’événement en plusieurs étapes, quelle a été la première marche ?
Emilie Simon : Bonjour Eric, je n’étais pas destinée à intégrer le domaine de l’événement. Après des études de commerce international, notamment en Allemagne, j’ai été contactée pour mener une mission d’un an chez Cartier à Münich sur le domaine de la vente en boutiques. J’ai finalement intégré le service événementiel, pour les lancements de produits notamment, et ce n’était pas prévu. Au final, cela a été très formateur et j’y ai pris un grand plaisir, bien que n’ayant pas la fibre du luxe. Je suis plus faite pour des environnements plus créatifs et moins corsetés.
A l’issue de cette expérience, je rentre en France et intègre Exposium en 2002.
EW. Que vous propose-t-on à Exposium ?
ES. A mes débuts, j’ai l’occasion de travailler dans la communication de salons très différents. J’ai besoin de diversité dans mon travail. Sur les « petits » salons comme Expobois, je suis en charge de la communication dans son ensemble, depuis le renouvellement de la charte graphique jusqu’à l’utilisation des premiers outils digitaux.
Sur des salons de très grande ampleur comme le salon de l’Emballage, je suis plus spécialisée sur un domaine de communication, en l’occurrence pour moi, la gestion des entrées et le site web.
C’est l’époque où le web prend de l’ampleur, j’accompagne son évolution au bénéfice des salons. Je fais les premiers enregistrements par le web, la technique paraîtrait aujourd’hui un peu archaïque. Les petits salons servent de laboratoire pour la gestion des entrées, et nous reproduisons ensuite les mêmes principes sur les gros salons.
Je suis alors friande (et encore aujourd’hui) des nouvelles technologies que les gros salons me permettent d’utiliser à très grande échelle. Je prends néanmoins plus de plaisir en collaborant aux « petits » salons, les missions étant plus étendues.
EW. Pourquoi quittez-vous Exposium, devenu Comexposium, après 7 années de collaboration ?
ES. J’ai le sentiment d’avoir fait le tour et j’ai l’envie d’expérimenter d’autres projets, je rejoins donc PG Promotion qui est organisateur d’Hôpital Expo en tant que chef de projets. C’est un gros salon de la Fédération hospitalière de France à destination des professionnels de la santé. PG Promotion est spécialisé dans le domaine médical. J’y suis embauchée pour développer des activités annexes, comme des congrès, des conférences et des événements promotionnels.
La problématique du contenu m’intéresse tout de suite ! Je travaille sur le lancement et la création d’événements par exemple dans le domaine du développement durable à l’hôpital.
Mon expérience chez Comexposium, où j’étais en rapport avec l’ensemble des services, commercial et logistique, m’a vraiment servie dans mon travail pour PG Promotion, notamment pour l’animation de l’équipe projet.
Je quitte PG Promotion au bout de 5 années en 2014.
EW. Et commence l’aventure Colloquium ?
ES. Colloquium, spécialiste de l’organisation de congrès médicaux, me propose une autre vision du métier de l’événement. J’ai un profil très axé sur la communication et le marketing, ce qui correspond à la demande de Colloquium de développer le conseil et l’accompagnement de ses clients sur ces sujets. Nous travaillons alors sur la notion de marque et de stratégie marketing nécessaire à un événement pour s’installer sur son marché.
Les congrès et les salons ont beaucoup de points communs, mais la façon de les travailler est sensiblement différente. Du fait de mes apprentissages précédents, je prends des deux au profit des congrès de Colloquium.
EW. Bonjour Elvire, les congrès sont-ils, à l’instar des salons, dans des sphères de concurrence ?
Elvire de Chalus : Oui, bien sûr, bien que les congrès n’en aient pas toujours conscience. Ceci est à prendre en compte. Autant que les salons, les congrès sont aujourd’hui chamboulés par le digital. De plus, les sociétés savantes, qui fidélisaient autrefois facilement un nombre important d’adhérents, doivent désormais s’adapter aux usages des jeunes populations. Nous menons actuellement de véritables réflexions sur ces mutations et leur impact sur l’environnement des congrès. Une analyse de celui-ci permet d’avoir une stratégie d’évolution.
EW. Quelles sont les données à savoir à propos de Colloquium ?
EDC. Colloquium organise environ 80% de ses congrès dans le médical, ce qui correspond d’ailleurs à la répartition du marché des congrès. Nous réalisons 30 à 50 événements par an, avec de forts pics d’activité en automne et au printemps.
Dans notre environnement, nous voyons à la fois une forte concentration de très grands congrès ainsi qu’une surspécialisation des médecins et leurs congrès.
EW. Peut-on imaginer l’existence de congrès virtuels ?
EDC. C’est un grand sujet sur lequel nous réfléchissons depuis plusieurs années. A titre personnel, je n’y vois pas d’avenir réel pour plusieurs raisons. Dans les congrès, les médecins et intervenants médicaux se considèrent comme confrères et non comme concurrents, ce qui renforce la justification de l’échange réel et physique. Je sens que dans les congrès, au-delà de l’utilité du contenu, l’audience saisit les opportunités de rencontres, sans doute plus que dans les salons.
Le congrès justifie des formats hybrides, ainsi le rendu des communications scientifiques qui y sont produites peut être valorisé sur des plateformes, vidéos… Le congrès produit un volume de données énorme qu’il faut indexer et chapitrer correctement et mettre sur un site web à disposition des médecins. La vraie évolution des congrès est dans cette indexation et la diffusion ou rediffusion des contenus scientifiques.
EW. Quelles autres évolutions depuis 5 ans ?
EDC. Les médecins, qui constituent la majorité des organisateurs de congrès médicaux, ne sont pas, dans leur quotidien confrontés aux problématiques du marketing. Notre défi permanent est de leur apporter le conseil suffisant pour bénéficier des opportunités offertes par le digital notamment. Depuis 5 ans, beaucoup de congrès ont tiré leur parti des évolutions du web… mais pas tous.
EW. L’évolution des congrès serait-elle liée à leur impact financier ?
EDC. Les médecins organisateurs de congrès sont bénévoles. Les recettes des congrès constituent une ressource financière indispensable pour les sociétés savantes. En effet, leur objectif est de financer des bourses de recherche pour des étudiants et participer à l’amélioration de leurs spécialités. De ce fait, proposer des actions marketing nouvelles peut souvent être considéré comme une ligne de dépenses plus que comme des apports. L’évolution des congrès est donc également liée à une problématique budgétaire. A titre d’exemple, les applications smartphone, aujourd’hui incontournables, ont constitué des investissements très importants.
EW. Le métier d’organisateur est-il sensiblement différent s’il s’agit de salons ou de congrès ?
EDC. Il y a des choses communes comme d’autres différentes. Tous les mécanismes d’organisation et de financements sont similaires. La programmation scientifique est évidemment spécifique aux congrès, c’est une très grosse partie et cela a des répercussions sur le reste. Nous sommes mandatés par les sociétés savantes pour organiser le congrès. Nous agissons en leur nom et dans leur intérêt bien sûr.
EW. L’hébergement des participants de congrès doit sans doute être sérieusement travaillé…
ES. Effectivement, Colloquium a une filiale dédiée à cet aspect à Bruxelles (C’accommodation). C’est un sujet très sensible, il existe une vraie problématique qui nécessite parfois de se positionner 3 ou 4 ans à l’avance pour réserver l’hébergement de 3 à 4.000 personnes dans la ville où se tiendra le congrès. Cela signifie visites d’hôtels, négociations tarifaires et de contingents de chambres, c’est un vrai métier.
On peut faire de l’hôtellerie pour les salons, mais sans doute pas avec l’ampleur de nos besoins.
EW. En conclusion, quand on pense congrès médical, pense-t-on prioritairement à Colloquium ? Y a-t-il d’autres organisateurs d’importance ?
EDC. Colloquium a été créé il y a 60 ans et a longtemps été le seul opérateur sur le marché. D’autres organisateurs ont vu le jour, certains organisent des congrès et aussi d’autres événements comme Hopscotch, d’autres encore uniquement des congrès comme Europa à Toulouse. Il y a des concurrents étrangers aussi. Sur certains congrès, Colloquium est en concurrence avec des PCO étrangers.
Propos recueillis par Eric Watiez pour la Gazette des Salons
Crédit photo : Faust Favard
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