Qu’il semble loin le temps où vous attendiez devant le fax le retour papier de vos dossiers exposants !
En matière d’innovations technologiques au service du secteur événementiel, l’automatisation de nombreuses tâches sans valeur ajoutée a dégagé du temps aux organisateurs de salons et a notablement fluidifié l’expérience utilisateur. Des outils digitaux venus simplifier les process transactionnels, puis communicationnelle de l’univers des salons et des congrès. Et si la crise sanitaire s’est avérée un accélérateur de solutions, n’oublions pas tout de même que les évolutions ne datent pas d’hier. Remontons ainsi aux années 2005-2010 pour voir apparaître les premières plateformes d’inscriptions aux événements, suivies ensuite de la vogue des Events Apps, mais aussi des outils d’engagement des participants. Avec la crise Covid ce sont évidemment les outils de virtualisation qui ont fait un bond tant qualitatif que quantitatif. C’est ainsi qu’un spécialiste comme Eventmaker, sera l’un des tout premiers acteurs d’Event Tech à intégrer les technologies de live streaming au sein de sa plateforme pour accompagner ses clients basculant leurs événements physiques en virtuels. Passé l’excitation autour du métavers – qui reviendra le temps voulu soyons-en sûrs – c’est désormais l’intelligence artificielle qui fait tourner les têtes. Alors l’IA, la prochaine révolution techno au service de l’événementiel ? Certainement, d’ailleurs nous y sommes déjà. Et reconnaissons que le secteur événementiel surfe plutôt bien et vite sur les différentes vagues techno !
Une évolution des outils au service de meilleures pratiques
Est-ce les avancées technologiques qui ont fait émerger de nouvelles pratiques, ou bien de nouveaux besoins qui ont créé des solutions innovantes en matière d’organisation d’événements ? Sans aucun doute les deux, et le va et vient entre offre et demande n’en a pas fini de nourrir l’innovation. Depuis les toutes premières plateformes d’enregistrement des participants, les outils se sont perfectionnés rapidement pour opérer en finesse les tâches organisationnelles mais aussi répondre au nécessaire besoin de gestion de communautés sur le long terme.
Les outils d’event management, objectif participants !
Salons comme congrès sont des typologies d’événements où la gestion de données est primordiale. Il n’est pas rare en effet de voir des formulaires d’inscription à des congrès devenir assez complexes : options d’hébergement, de repas, programme social, inscription aux conférences, soumission d’abstracts, etc. Autant de briques qui doivent s’interconnecter. Du côté des organisateurs, la mise au point du processus d’enregistrement des participants doit être déclinable sur le volet billetterie, contrôle d’accès et édition de badges (envoi automatique par mail ou bien édition sur place) est également primordiale. Autre applicatif à pérenniser, le CRM permettant la gestion de la participation des exposants, ou encore celle du plan et de l’implantation des stands. Des prestations indispensables au bon déroulement de la manifestation et qui se digitalisent désormais via des plateformes proposant certaines fonctionnalités ou bien des solutions tout en un.
Plateforme all in one, l’outil couteau suisse
Pour un organisateur de salon, qu’il soit grand public ou BtoB, s’appuyer sur une plateforme all in one apporte une solution active sur l’ensemble du processus organisationnel. De la gestion des inscriptions et de la billetterie avec interface personnalisée, à l’analyse des datas générées, en passant par l’inscription des exposants, la gestion du programme de contenus, le networking, le marketing, le logistique, etc. Cet outil devient incontournable. D’autant qu’il permet le suivi de plusieurs événements, voire l’ensemble de son dispositif événementiel à l’année, et donc de réaliser d’importantes économies d’échelle. Reste que les plateformes all in one ont un coût certain, et ce quel que soit le business model du prestataire (SaaS sur abonnement, tarification par fonctionnalités, frais de transactions, etc.). Un modèle qui convient de facto davantage aux gros organisateurs plutôt qu’aux opérations ponctuelles. Autre inconvénient, mettre tous ses œufs dans le même panier. En cas de défaillance technique de la plateforme ou financière du prestataire, cela peut avoir un impact important sur l’ensemble de la chaîne de planification et de production de votre événement. Reste que les plateformes all in one vont dans le sens des attentes des organisateurs et de leurs publics. Elles sont capables de délivrer de nombreuses datas, sources d’insights intéressants sur la participation et l’engagement, et peuvent être personnalisées à souhait (lire aussi notre encadré). Des personnalisations sur mesure qui vont alourdir la note mais peuvent s’avérer précieuses pour des demandes pointues.
Article publié dans le numéro du Guide de Juin 2023 – Dossier « digital » première partie, propos recueillis par Abigail et Charlie Bronte .
