Tout d’abord, considérez le Salon comme un média à part entière. Dites vous qu’il est le seul à agir sur les cinq sens : sur un salon, on peut directement tout à la fois, voir, parler, écouter, toucher et même sentir. C’est unique et irremplaçable. Pour toucher efficacement le plus grand nombre de clients, inscrivez le ou les salons de rentrée auxquels vous pensez participer dans votre plan de communication, en parfaite complémentarité avec vos actions dans la presse, à la radio, etc…
Le média irremplaçable
Pour déterminer le ou les salons auxquels vous aller participer, réfléchissez bien aux objectifs que vous vous fixez, et hiérarchisez vos priorités :
- Conquérir de nouveaux clients
- Fidéliser les anciens
- Vendre !
- Faire simplement de la notoriété
- Tester un nouveau produit
- Lancer une nouvelle gamme
- Marquer vos concurrents « à la culotte »…
Cela vous permettra de mettre en phase les moyens que vous allez allouer et les actions que vous allez engager autour de votre participation.
Etablissez votre budget
Attention : dans l’établissement de votre budget salon, ne vous limitez surtout pas aux frais d’inscription de l’organisateur qui ne dépassent que rarement 30% de la facture totale. Ne négligez pas les coûts de montage du stand, de transport, d’hébergement, d’hôtesses (attention aux week ends), de réception, et les frais de promotion que vous engagerez avant et après le salon.
Choisissez le bon salon
Pour visualiser rapidement l’ensemble de l’offre des salons grand-public français, utiliser les outils de recherche, par thème ou par région de la Gazette des Salons. Si c’est encore possible, visitez les salons qui vous intéressent, discutez avec d’autres exposants, faites vous une idée du climat d’affaires qui règne. Sinon, contactez des relations qui ont déjà exposé et ne vous laisser pas berner par les généralités qui meublent trop souvent les argumentaires des organisateurs, du type « salon à taille humaine », « bon climat d’affaires », « événement incontournable », etc… Préférez les données chiffrées… et vérifiables : chiffres OJS , Infora ou bien expocert.fr .
Enfin, c’est le moment de mettre à contribution votre réseau : les exposants voisins rencontrés lors d’autres salons, les divers prestataires qui gravitent dans le monde des salons. N’hésitez pas à solliciter les bonnes relations que vous entretenez pour obtenir les « vraies » informations. Faites votre choix en faisant la part des choses entre témoignages (trop) enthousiastes, et sempiternels râleurs qui ne sont jamais satisfaits d’aucun salon, mais continuent à y participer…
Dans le cas d’un salon professionnel, privilégier l’évènement qui propose la prise de Rdv qualifiés afin de gagner un temps précieux, et augmenter les chances de rencontrer des visiteurs réellement intéressés par votre offre produit.
L’emplacement, l’emplacement, et encore… l’emplacement
Faites tranquillement votre choix, et pensez toujours à un plan B en cas d’annulation ou de changement de date des salons retenus. Enfin, inscrivez-vous suffisamment tôt pour bénéficier des remises souvent concédées par les organisateurs aux exposants prévoyants. Vous aurez d’autant plus le choix de votre emplacement, ce qui est prépondérant.
Plutôt que de vous battre pour quelques euros de remise, insistez pour obtenir un stand dans une allée très passagère, idéalement ni trop près de l’entrée ou les visiteurs sont pressés, ni dans un recoin délaissé de tous. Ne vous focalisez pas sur l’emplacement de vos concurrents. Être près d’un lieu de passage incontournable type bar, restaurant ou lieu de conférence est intéressant. En revanche, fuyez la proximité d’animations bruyantes qui rendront inaudibles vos conversations et vous taperons rapidement sur les nerfs par leur côté répétitif.
Lors de votre inscription, estimez précisément le nombre d’invitations dont vous aurez besoin. En manquer est frustrant. Disposer d’un trop grand nombre est en revanche un gâchis, et peut inciter certains indélicats à des reventes illicites sur votre dos.
Préparez votre stand
En quelques mètres carrés, il doit refléter votre entreprise, ses points forts. N’hésitez pas à jouer la carte de la créativité, de l’originalité afin de détourner les regards vers votre stand, en gardant à l’esprit la priorité des priorités : le visiteur doit comprendre au premier coup d’œil ce que vous avez à lui proposer, et être incité à venir le découvrir.
Les stands fermés entretenant mystère et discrétion sont à réserver, dans le meilleur des cas, aux salons professionnels. Les stands bariolés et trop clinquants peuvent aussi éloigner le chaland. Comme dans toute chose, tout est affaire de mesure…
Certains organisateurs proposent des formules « stands équipés » ou « stands clé en main ». Elles méritent souvent de s’y intéresser et de comparer. Ces formules ne ne sont pas forcement plus chères, diminuent le nombre d’interlocuteurs, et simplifient les choses, surtout en cas d’éloignement géographique. Sinon, faites appel à une société spécialisée dans l’aménagement de stands, avec de solides références, et qui connaisse bien le lieu d’exposition de votre salon pour éviter les « contretemps » techniques.
Si vous comptez exposer régulièrement, choisissez une configuration facilement démontable et adaptable.
Communiquez avant
Maintenant que vous avez décidé d’exposer, l’essentiel est de le faire savoir, et tout d’abord en utilisant les techniques les plus simples et les moins chères :
- Mentionnez votre participation au salon sur la home page de votre site internet et dans votre signature mail,
- Donnez rendez-vous aux visiteurs via les réseaux sociaux.
- Faites de même dans vos annonces presse, vos documents papier, plaquettes, tarifs, vos différents courriers, même administratifs. Ne négligez pas la qualité de vos imprimés,
- Incitez vos commerciaux à parler de la participation au salon, dans leurs contacts téléphoniques, voire à prendre date sur le stand avec les clients ou prospects,
- Communiquez dans la Gazette des Salons : Grâce à une bannière publicitaire dans l’agenda des salons, vous pouvez donner rendez-vous à vos clients ou prospects sur les prochains salons ou vous exposez, communiquer sur vos nouveautés, promotions en cours. Visibilité maximum et économie de timbres ! Contactez nous.
Plus coûteux, mais souvent très productif : l’envoi de mailing avec invitation en prenant soin de ne pas faire partir ce mailing en même temps que celui de l’organisateur, idéalement 4 semaines avant l’ouverture du salon. Personnaliser le avec les coordonnées de votre stand et donnez rendez vous lors des événements que vous ne manquerez pas d’organiser sur votre stand. L’éventuelle piqûre de rappel ne se fera que lors de la dernière semaine par mail ou par téléphone. Pour les envois en nombre, n’hésitez pas à faire appel à un routeur. Effectuer la mise sous pli, la personnalisation et les envois est son métier, pas forcement le votre. De plus, vous payerez les affranchissements moins chers.
Pour rester humble et réaliste, ayez tout de même à l’esprit qu’au maximum la moitié des invités ayant confirmé leur visite seront réellement présents. Ne perdez pas de vue que, ce qui est réellement attractif pour le visiteur, c’est le salon dans son ensemble, pas uniquement votre stand…
N’hésitez pas non plus à solliciter le service presse ou communication de l’organisateur pour mettre en avant vos produits dans les articles que la presse consacrera au salon. Attention, rien n’est garanti car les journalistes restent maîtres du contenu de leur reportage, mais si ça marche c’est un moyen extraordinaire de démultiplier les effets de votre participation pour pas cher. Dans le même esprit, prévoyez suffisamment de dossiers de presse pour alimenter le service de presse du salon.
Sur votre stand
ça y est, vous avez déjà dépensé pas mal d’énergie et d’argent quand les tous premiers visiteurs investissent les allées. Ce serait trop bête d’avoir fait tout ça si vous n’êtes pas à la hauteur le jour J.
Vous ne pouvez pas vous contenter de faire les cent pas en affichant votre plus beau sourire commercial. Il est important de faire appel à du personnel qualifié, parfaitement rompu à cet exercice particulier qui consiste à transformer un visiteur hésitant, voire récalcitrant en prospect ou client enthousiaste. Idéalement, scindez bien l’équipe qui va attirer, accueillir le visiteur et le faire patienter agréablement, de celle qui connait les produits sur le bout des doigts et va accomplir le geste commercial. Cela évite de voir des clients potentiels tourner les talons parce que personne ne s’occupe d’eux. Ne donnez pas l’impression que ce qui se passe sur votre stand est privé et réservé à quelques privilégiés, restez accueillants en toutes circonstances.
Encore une fois, mesurez bien le « juste accueil », à mi-chemin entre l’embuscade programmée par une meute de rabatteurs aux abois, ce qui fait fuir les clients à toutes jambes, et l’attitude passive d’un commercial baillant mollement au fond du stand, ce qui n’attirera vraiment personne.
Autre précaution : ne placez pas trop de documentation dans des présentoirs à portée de main. Souvent, les visiteurs s’en emparent sans même s’arrêter sur votre stand.
Ne négligez pas l’aspect « événementiel », faites vivre votre stand en organisant au hasard, buffets, échantillonnage, jeux –concours, venue de personnalités, ateliers, démonstrations, etc…
Enfin, détail essentiel : ne soyez jamais à court de cartes de visite à jour. Ce serait vraiment dommage d’avoir déployé tous ces efforts pour que les visiteurs ne sachent pas ou vous trouver dés la fermeture du salon. Il est très important de préparer sérieusement la fiche qui vous servira à noter tous les contacts pris sur le stand – voir explication en vidéo. Surtout, quand vous promettez à un visiteur intéressé de le rappeler après avoir noté ses coordonnées : faites le vraiment !!! Ce qui nous amène au dernier chapitre :
Après le salon
Le salon vient de fermer, les allées encore encombrées de détritus, vous êtes épuisé, et pourtant le travail n’est pas fini…
Dés votre retour au bureau, il est primordial de donner signe de vie aux visiteurs qui se sont déplacés sur votre stand. Dites vous bien que sur le salon, ils ont également visité beaucoup d’autres stands, et malgré tous les talents déployés, quelques jours plus tard, il aura doucement mais surement oublié qui vous êtes et ce que vous avez à lui proposer.
S’il est primordial de repartir avec une base de données clients et prospects bien renseignée, votre participation au salon ne prendra du sens que si vous l’utilisez à bon escient.
C’est bluffant pour le visiteur qui aura regagné ses pénates de recevoir rapidement de vos nouvelles. Voila un bon moyen de distancer enfin la concurrence qui vous aura collé aux basques pendant le salon. Le mail n’est pas forcement idéal dans la mesure où le visiteur, s’étant absenté tout comme vous découvrira une messagerie surchargée, et fera, tout comme vous, un tri rapide et arbitraire. Préférez pour cette occasion le mailing papier, plus valorisant, ou le téléphone, plus direct. Lors de ce contact, ne manquez pas de rappeler à votre prospect que vous avez bien noté ses besoins ou centres d’intérêt. C’est une preuve du sérieux de votre démarche.
Vous pouvez également continuer à le capter vers vous en lui proposant dans votre mailing d’aller sur votre site internet pour participer, par exemple à un jeu concours en rapport avec le salon, de visualiser des photos prises sur le stand, de répondre à un sondage, etc… A ce moment là, toute la complémentarité entre les différents outils de communication (salon, web, papier) prend son sens.
Enfin, n’oubliez pas d’enregistrer les commandes… et de les honorer !
Hervé Boussange
