La nouvelle norme imposée par la pandémie mondiale de coronavirus a imposé les événements virtuels en ligne au détriment des événements physiques. Mais ils représentent un nouveau challenge en mettant en œuvre de techniques nouvelles, mais aussi en devant adapter certaines règles et certains formats. Pour réussir vos prochains événements en ligne, voici 5 conseils à suivre pour vous assurer de leurs succès et de l’engagement de votre auditoire.
Sélectionner une plateforme de visioconférence fiable
Avoir la bonne technologie de votre côté est essentiel si vous voulez que votre événement en ligne se passe bien. En plus d’un flux vidéo et audio de haute qualité, voici quelques fonctionnalités indispensables que vous devriez rechercher chez les meilleurs logiciels de conférence :
- La possibilité d’enregistrer des présentations pour une lecture ultérieure
- Des fonctionnalités de sous-titrage et de transcription en direct
- Des fonctionnalités qui facilitent l’engagement de l’auditoire, telles que le chat en direct, les sondages en temps réel et le vote de vos participants (ou levée de mains)
- Des fonctions de prise de notes pour les participants
- Un système de réservation fiable et simple à utiliser
Avoir une bonne connaissance de votre public cible
C’est pertinent pour beaucoup de choses, mais les événements numériques ou les webinaires fonctionnent mieux s’ils ont un sujet spécifique plutôt que d’avoir un sujet très général. Votre public sera plus intéressé et engagé et donc plus enclin à poser des questions détaillées pendant l’événement. Vous aurez alors inévitablement plus de retombées que dans le cas où une part du public ne se sent pas concernée par un thème. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter aussi parfois à diviser vos événements en fonction du niveau d’expérience de l’auditoire ou en réduisant le champ du sujet traité.
Enfin, pour mieux connaître votre auditoire et ses attentes, posez des questions précises à ce sujet dans votre questionnaire de satisfaction à la fin de l’événement. Ne vous contentez pas de demander des suggestions d’idées mais faites des propositions à choix multiples qui vous permettront de mieux segmenter votre auditoire.
Anticiper les problèmes techniques
Dans le cadre de la préparation de votre événement, vous devez considérer les problèmes techniques que vous pourriez rencontrer et prendre des mesures pour les éviter ou planifier leur résolution le plus rapidement possible. Par exemple, il est essentiel de tester votre connexion Internet et votre équipement de diffusion à l’avance afin d’être sûr que tout fonctionne avant le jour J.
Ayez toujours à portée de main les coordonnées du support informatique afin que vous puissiez entrer en contact d’urgence avec les techniciens en cas de problème.
De plus, la création de guides pratiques pour aider vos invités à se connecter et à utiliser le logiciel de conférence avec succès peut empêcher les difficultés techniques et faciliter le bon déroulement de l’opération.
Enfin, pensez à la cybersécurité de votre événement afin de ne pas vous faire hacker par des pirates. Mettez en œuvre les fonctions de sécurité de votre outil de conférence et abritez votre connexion de manière systématique, derrière un VPN.
Favoriser l’engagement de vos participants
Écouter une visioconférence sans rien faire peut vite devenir lassant et vous risquez d’avoir des participants moins attentifs au fil du temps. Heureusement, il existe encore de nombreuses façons de faire de votre conférence ou séminaire une expérience engageante.
Par exemple, les fonctionnalités de l’outil de conférence telles que le chat en direct et les sondages permettent aux gens de partager leurs idées et de participer au lieu de simplement consommer passivement des informations. Vous pouvez également créer un hashtag et encourager tout le monde à tweeter en direct sur l’événement.
Enfin, n’hésitez pas à mettre en place des petits exercices ou des quiz pour capter l’attention et susciter la réflexion de votre public.
