Il existe de nombreux fondamentaux à respecter pour tenter de réussir un événement professionnel.
Comme tout acte de communication, il faut veiller à bien définir le public visé. On ne dit pas la même chose quand on s’adresse à ses clients, à ses partenaires ou à ses cadres en interne.
Il faut évidemment choisir un thème porteur avec un bon titre, c’est là que réside bien souvent la clé de la réussite d’un événement. Petite astuce : pensez à la forme interrogative, à la question qui appelle une réponse. Il ne faut pas chercher à traiter des thèmes trop liés à la mode immédiate au moment de la préparation de l’événement, mais s’efforcer de trouver les sujets qui vont monter en puissance dans les prochains mois.
Une des clés de succès consiste aussi à trouver un intervenant qui suscite l’intérêt et attire un public nombreux. En général, pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l’entreprise, de préférence connue. Au contraire, l’intervention d’un salarié de l’entreprise est plus adaptée pour un événement à destination de ses clients.
Organiser son événement au bon endroit et au bon moment
Quand votre événement commence à se dessiner, il faut réserver une salle adaptée, et ce, très en amont de l’événement. Il faut que le lieu retenu soit en adéquation avec les invités. On doit s’assurer de disposer d’une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c’est-à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé. Le plus évident est de faire cela dans ses locaux si on dispose d’une salle qui corresponde. Sinon, il faut avoir recours à la location.
Vous avez enfin trouvé le lieu magique ? Et bien maintenant il faut choisir une date et un horaire appropriés ! Il faut être très vigilant par rapport au calendrier et bannir absolument les périodes de vacances scolaires et aussi certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine ainsi que le mercredi, jour des enfants. Cela laisse au final peu de disponibilités : le mardi ou le jeudi. Avant de poser une date, il faut penser à vérifier dans son environnement professionnel qu’aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. De même, une veille sur de possibles grèves des transports, de manifestations ou sur les prévisions météo est souhaitable.
Le speed meeting pour démarrer sur de bonnes bases
Un des intérêts essentiels de l’événementiel est la création de lien entre les participants à une même manifestation. C’est souvent la diversité et la qualité des rencontres qui rendent un événement inoubliable et scellent sa réussite. Pour favoriser ces rencontres, sources d’échanges, il est important que les différents participants et intervenants puissent s’identifier facilement. On peut créer des opérations de « speed meeting » pour accélérer le processus. C’est une méthode très efficace permettant en peu de temps de permettre à des personnes venant d’horizons différents de se rencontrer.
Avant d’aborder l’un de ces petits marathons de la relation, il faut prévoir de disposer d’un bon stock de cartes de visite. Une autre méthode très efficace pour susciter la curiosité et l’intérêt est de s’équiper d’un badge personnalisé, aux couleurs de votre entreprise ou organisation.
Rien de tel qu’un badge original avec un message interpellant directement votre interlocuteur pour lancer la discussion sur de bonnes bases. Ceci n’est pas forcément très coûteux et on peut trouver des badges publicitaires à petit prix.
Dans le cas d’une entreprise importante, organisatrice régulière de badges personnalisés, il est possible de faire l’acquisition d’une machine permettant de personnaliser sois même ses badges.
Le cocktail est le moment privilégié pour la mise en relation
Enfin, une fois que tout s’est déroulé comme prévu, sans panne de vidéoprojecteur et sans extinction de voix du speaker, le meilleur moment arrive : le cocktail préparé avec soin qui représente l’ultime moment de convivialité partagé entre tous les invités. C’est le moment où les langues se délient et où les sourires s’échangent. On prendra soin de le soigner absolument pour un public étranger à l’entreprise.
Pour un colloque interne, un cocktail plus frugal peut suffire… Dans tous les cas, il faut veiller à ne pas pousser les invités à la consommation excessive de produits alcoolisés. En cas d’accident ou autre mésaventure, l’organisateur endosse une responsabilité morale, voire pénale. Pour l’aspect pratique de l’organisation du cocktail, il faut compter environ 15 à 25 euros par personne.
L’après-événement est aussi important
Tout le monde est parti, vous êtes éreinté, mais content… Et bien dites-vous que ce n’est pas fini. C’est même le commencement d’une autre aventure. En premier lieu il faudra garder le contact si chèrement obtenu avec les différents participants, en cultivant le lien créé. Ceci peut se faire en utilisant toute la palette des canaux de communication disponibles. Le système le plus courant consiste a minima à envoyer un e-mail à chaque participant pour le remercier de sa venue. C’est toujours mieux quand le message est personnalisé, et s’il est accompagné de photos qui rendent l’événement vécu inoubliable. C’est encore mieux si vous avez pris soin de prévoir une captation vidéo. L’effet est garanti avec l’envoi quelques jours plus tard d’une vidéo souvenir, à condition que les invités ne soient pas à leur désavantage… Ces témoignages de l’instant partagé, s’ils peuvent sembler anecdotiques, sont pourtant des éléments indispensables dans la pérennisation de la relation que l’on souhaite obtenir, et qui représente la finalité de tout événement : créer du lien, partager des expériences, et surtout fidéliser la relation.
Au-delà de cette fidélisation, on peut avoir des contraintes plus immédiates de rentabilisation de son événement. Dès lors, l’événement auquel on vient de participer n’est que la première pierre de la conquête commerciale. C’est formidable de profiter d’un événement pour créer de nouveaux contacts, mais sans relance immédiatement après, la relation ne sera qu’éphémère et vaine. S’il faut éviter de harceler ses prospects au risque de les perdre, il faut faire preuve d’une certaine constance : rappeler pour remercier, se faire préciser les besoins évoqués pendant l’événement, rebondir sur l’invitation à un rendez-vous plus formel ou un autre moment de rencontre sont les éléments d’un parcours pouvant durer plusieurs mois qui mènera si l’on s’y prend bien jusqu’au Graal : une vente !
