Le modèle économique des salons, foires, congrès et expositions, repose en grande partie, voire uniquement pour certains événements professionnels, sur la contribution financière des exposants. Autant dire que les organisateurs placent prioritairement leurs efforts de commercialisation sur le recrutement d’entreprises souhaitant promouvoir leurs produits ou services sur un stand.
Pour arriver à ses fins, c’est-à-dire remplir son événement avec des exposants de qualité, chacun a sa technique commerciale. Comme faire appel à ses réseaux et utiliser les outils marketing à disposition – traditionnels ou digitaux. L’époque bénie des salons qui se remplissaient tous seuls est bel et bien révolue, et tout ceci demande beaucoup d’engagement et de persévérance. Mais il ne suffit pas de séduire un maximum d’exposants vers son salon, il faut ensuite administrer de la manière la plus professionnelle leurs inscriptions, leurs emplacements, les produits dérivés qu’on n’oubliera pas de leur vendre, et bien sûr les différentes étapes du paiement… Les équipes salon fonctionnant généralement en effectifs aussi réduits que polyvalents, il convient d’opter aussi pour la solution la moins chronophage.
Fluidifier les échanges entre organisateurs et exposants
Là aussi, chacun met en place sa propre solution pour gérer ses exposants, allant du simple tableur Excel au CRM métier en passant par un CRM (Customer Relationship Management) généraliste. On verra assez rapidement les limites du tableur, en termes de capacité et de fonctionnalités. Conçu généralement par une personne à partir de sa propre expérience et de sa logique personnelle, il s’avère compliqué ensuite pour une nouvelle recrue de prendre la main sur ces fichiers et de récupérer toutes les informations nécessaires.
Le métier d’organisateur de salon est très particulier et complexe. Il repose sur les échanges entre différentes familles aux contraintes contradictoires (visiteurs, exposants, prestataires, partenaires, pouvoirs publics…). Ainsi, le recours à un CRM « passe partout », s’il représente un progrès en termes de facturation par rapport au tableur, n’est pas la panacée.
Enfin, il existe quelques solutions de CRM vraiment destinées aux équipes organisatrices de salons, dites CRM métier. Beaucoup d’entre elles ont été développées en interne et sur-mesure par des organisateurs ayant le goût et les moyens d’un tel investissement. Nous n’allons pas ici tenter de recenser toutes les initiatives, mais nous nous sommes penchés sur la solution Planexpo développée par Spottt, une jeune entreprise d’une quinzaine de salariés, implantée sur Lyon.
Un CRM métier pensé pour accélérer la commercialisation ou la re-commercialisation
Planexpo est un logiciel de gestion d’événements composé avant tout d’un CRM métier adapté aux besoins spécifiques des professionnels de l’événementiel, et plus particulièrement des organisateurs de salons, permettant la gestion d’événements physiques, hybrides ou même virtuels. Cathy, Anthony, Diane et Philippe, les fondateurs ont fait le pari audacieux d’accompagner les organisateurs dans la digitalisation de leurs salons, foires, congrès et expositions – en leur offrant un logiciel de gestion centralisée où tous les outils sont fusionnés en un seul :
- demande d’admission en ligne
- espaces exposants
- parcours et bannières monétisables
- commercialisation accélérée ( 3 fois plus rapide)
Philippe Martinez, le directeur technique de Planexpo résume leur démarche : « Nous avons cherché à simplifier au maximum les démarches des exposants, qui sont actuellement bien trop souvent fastidieuses. Nous proposons aux organisateurs de centraliser leurs données, les échanges avec leurs clients. Tout cela dans un seul objectif : accélérer la commercialisation ou la re-commercialisation de leurs événements, et ainsi, faciliter la conversion ».
Il est vrai que la solution Planexpo est riche et particulièrement adaptée aux professionnels de l’événement. Elle dispose d’un plan interactif intégré avec outil de modélisation, ce qui permet d’effectuer de la vente sur plan sous différents aspects : public, commercial, technique ou dédié aux prestataires. La plateforme dispose d’un espace exposants, facilitant la gestion des différents documents, avec des contrats digitalisés, une messagerie instantanée, et surtout le paiement en ligne pour finaliser l’inscription.
Un plan de salon interactif
Le plan du salon peut être modélisé sur la base de l’implantation physique ou d’une création 100% virtuelle pour un événement en ligne. Synchronisé en temps réel avec les données de commercialisation, la déclinaison de ce plan peut être utilisé par les équipes commerciales, les exposants, les prestataires et également, les visiteurs. Accessible aux participants via le site internet de l’événement ou une application, le plan visiteurs est en version 3D très intuitif et modifiable en fonction de la charte de l’événement. Qu’ils soient sur place ou en connectés, les participants peuvent vivre une expérience immersive simple et intuitive en visualisant et en se déplaçant dans le plan salon interactif.
Quant aux exposants, ils ont davantage de visibilité grâce à des parcours thématiques. Le visiteur pourra choisir un parcours où seuls certains stands s’afficheront.
Le digital n’est plus un « plan B » pour vos événements
La crise de la COVID a grandement accéléré le souhait d’améliorer la visibilité des exposants et l’expérience digitale des visiteurs. C’est devenu une valeur ajoutée pour des événements qui manquaient parfois d’interactivité. Bien entendu, pour être davantage efficace, le digital est particulièrement utilisé en complément du présentiel.
L’avis de l’organisatrice
Rien de mieux que de recueillir le vécu d’un client utilisateur de Planexpo pour en mesurer l’intérêt. Nous avons demandé à Dorothée Carneiro – Chollat-Namy, la directrice commerciale des salons de gastronomie Mer & Vigne et utilisatrice de Planexpo, ce qu’elle pensait de cette solution : « J’utilise Planexpo depuis 3 ans pour gérer ma commercialisation exposants. Au-delà de l’utilisation de ce CRM, simple et intuitif, je me rends compte du confort qu’il m’apporte en sécurisant la relation avec mes clients. Surtout, je savoure le temps gagné en administratif, en allers-retours à la boîte aux lettres, à la poste et à la banque grâce au paiement en ligne. Un temps que je peux désormais consacrer à l’optimisation de mes salons, à leur développement. J’arrive à bien gérer les différents modes d’échanges avec mes exposants, très digitalisés pour certains ou bien mixant le digital avec le téléphone ou les rendez-vous physiques pour d’autres. On ne se coupe de personne et tout le monde s’y retrouve. Depuis que j’ai fait confiance à Planexpo, leur solution s’est bien améliorée, notamment en fluidité. Surtout, j’apprécie d’être écoutée et que mes remarques soient prises en compte pour améliorer le produit. C’est un véritable échange et c’est très satisfaisant ».
Cerise sur le gâteau, les exposants qui souhaitent plus d’informations sur les salons Mer & Vigne via l’agenda de la Gazette des Salons, sont désormais orientés directement vers le CRM Planexpo de ces salons, et automatiquement intégrés à la base de données client. Aussi simple que redoutable en termes de conversion !
Alors, vous attendez quoi pour optimiser votre commercialisation et vos relations exposants ?
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