Voilà la question.
Les plateformes de toutes sortes «font florès» tout comme les applications dont l’utilité peut parfois poser question. Faisons le point.
Avant les plateformes de gestion des exposants, c’était le règne du «Dossier Technique de l’exposant», auquel catalogues et bons de commandes étaient joints, afin que l’exposant fasse son marché et commande auprès des prestataires du salon.
Qui ne sera rappelle pas de cette époque où les classeurs luxueux étaient confectionnés à la charge financière des prestataires qui payaient leur insertion en échange d’une promesse de chiffre d’affaires méritée avec les exposants.Mais ça, c’était avant !
Aujourd’hui les plateformes hébergées sur le web permettent aux exposants de faire leur marché en ligne. Le confort attaché à cette évolution digitale se matérialise par une simplification de la démarche pour l’exposant, souvent avec l’avantage multiple de l’interlocuteur, de la facturation et du paiement uniques.
Ce qui fera la différence essentielle, c’est le service attaché à la prestation numérique, notamment la possibilité de revenir sur son panier autant de fois que nécessaire, d’avoir une assistance en ligne 7/7 pour guider dans les choix ou dans l’utilisation.
Enfin, la prolongation de ce service sur place. Idéalement, pour les meilleurs prestataires, les mêmes interlocuteurs sur place, que durant les processus «on line» et «off line», via la hot line.
Des régisseurs, parfois géolocalisés, viennent à la rencontre de l’exposant à son arrivée sur place pour l’accueillir, lui « remettre des clés » du stand et ses badges.
Un exposant arrivant sur site doit être choyé
Non contraint de faire la queue au commissariat général ou au service exposant du parc. Il a payé pour être servi donc pour un service.
Le soin apporté à son «cocooning» est un avantage aussi pour l’organisateur : Un exposant satisfait reviendra d’autant plus facilement. L’expérience client doit être au coeur du dispositif. Cela fait partie de la prestation rendue à l’organisateur, à l’exposant et aux prestataires.
En conclusion sur ce premier volet, choisissez une plateforme avec services associés, des services tels qu’on les attend d’une conciergerie. Une valeur ajoutée pour l’organisateur, l’exposant et les prestataires.
Abordons à présent les aspects économiques et c’est là souvent que « ça pique » parfois un peu.
Les prestataires de service de gestion exposants avec plateforme et régie technique proposent plusieurs solutions à la carte en services et rémunérations.
D’une part, car les prestataires de stands, de mobilier, d’électricité et d’éclairage ne pratiquent pas les mêmes tarifs en individuel pour chaque stand ou en achats groupés par l’organisateur.
Le différentiel entre le prix public et le prix professionnel était autrefois, du temps du classeur technique et des catalogues insérés, généralement absorbé par les prestataires qui bénéficiaient de cette économie parallèle tout à fait bienvenue.
Avec les plateformes de vente en ligne, les modèles économiques, souvent obscurs, ne font pas l’affaire de tous.
Or, le vieil adage nous rappelle qu’une bonne affaire, ce doit être une bonne affaire pour tous et non pas au détriment d’un des acteurs.
Il paraît comme une évidence que les exposants sont les clients de premier rang des organisateurs. Dès lors il est normal que ces derniers gardent le chiffre d’affaires et les résultats induits par leurs propres clients.
C’est ce que proposent les plateformes indépendantes : L’organisateur récupère en « cashback » le chiffre d’affaires généré par ses exposants, diminué des frais de fonctionnement de la plateforme. Il offre parallèlement un service d’accompagnement de qualité à ses exposants et facilite grandement le travail et la facturation de tous les prestataires qui ont une commande, une facture, un règlement et, cerise sur le gâteau, une garantie de paiement. C’est tout l’écosystème qui est gagnant !
En revanche, certaines plateformes sont de simples sites de vente en ligne sans aucun service associé, ni en amont, ni sur place, ni cashback pour l’organisateur.
Il n’y a donc aucun avantage réel sinon la captation de l’économie parallèle de l’exposant par la plateforme, seule bénéficiaire de ses résultats économiques.
C’est parfois le cas des plateformes de certains parcs, qui récupèrent cette manne abandonnée par l’organisateur, souvent sans contrepartie de services sur site. Les exposants sont toujours contraints de faire la queue devant les services exposants des parcs pour obtenir ce que le service ne leur apporte pas.
Ceci sans compter que les marges sur prestations concessionnaires et accessoires par les parcs sont souvent déjà très élevées.
Sur l’électricité et autres fluides, la marge des parcs dépasse parfois 70 % et ne descend que rarement sous la barre des 30 % (commissionnement des fournisseurs de stands, traiteurs et autres prestataires).
L’économie parallèle générée par les salons est souvent comme la partie visible de l’iceberg.
En conclusion sur ce second volet, une plateforme ne doit rien coûter mais doit s’autofinancer et surtout rapporter à l’organisateur, en cashback et en services.
L’organisateur doit garder le contrôle sur le traitement de ses clients et sur l’économie induite qu’ils génèrent grâce à eux.
Et finalement : Combien ça coûte ?
Le coût d’une plateforme est très variable selon la taille du salon, et sa rémunération suit les mêmes évolutions. Notamment en termes de coûts de services associés, plus un salon est grand plus il faut de régisseurs disponibles. On peut estimer qu’à partir de 50 exposants, elle est rentable pour l’organisateur et autofinancera son coût.
Pour exemple, un organisateur d’un salon de 150 exposants à Paris, ayant récemment décidé de se ré-approprier la gestion des exposants via une plateforme, s’est vu reverser la somme de 214 000 € en fin de salon …
Marge induite qui lui avait totalement échappée les années précédentes. CQFD !
Jean-Marie Hubert
