L’événementiel en général, et les salons en particulier sont soumis à une loi inflexible : le respect des délais ! Il est en effet interdit d’ouvrir une manifestation en retard, et de cette règle découle en cascade une myriade de contraintes non négociables pour que tout s’enchaîne pour le mieux et apporter la satisfaction attendue à ses clients et partenaires. Planifier tout ce qui est prévisible permet de se prémunir autant que possible de tout ce qui n’e l’est pas, comme la météo, les grèves, les attentats, une épidémie… et autres réjouissances qui placent les métiers de l’événementiel parmi les plus stressants.
Avec l’expérience, les professionnels de l’organisation de salons, foires ou congrès arrivent à maîtriser le plus grand nombre de paramètres, comme la commercialisation et l’installation des stands. Le marketing, la communication et l’organisation de conférences et événements annexes restent aussi sous la responsabilité directe de l’organisateur. En revanche, certaines fonctions réclamant des compétences très particulières, comme la sécurité sont sous-traitées à des entreprises spécialisées.
Enfin, il existe une catégorie de missions, indispensables à la bonne tenue d’un salon, mais qui sont (peut-être à tort) considérées comme étant non stratégiques. Tout ce qui concerne les livraisons rentre dans ce cas de figure. Le choix du prestataire de transport des colis et du matériel de stand est très important même s’il se fait en général de manière hâtive. Le seul critère pour faire appel à une entreprise de livraison est le plus souvent le prix, et on s’expose ainsi, pour gagner quelques euros, à mettre en danger la bonne réussite de son événement. Les organisateurs, mais aussi les prestataires des salons et les exposants pourraient être nombreux à témoigner de l’importance de faire appel à une entreprise de livraison fiable. Qui n’a pas connu de sueurs froides quand une livraison de documents, de badges, d’outils de contrôle, d’invitations, d’ordinateurs, de matériel audiovisuel, d’éclairages, de structures éphémères… est bloquée quelque part, sans pouvoir en identifier la cause et contacter le livreur.
La livraison de colis sur les événements, le grain de sable qui peut tout enrayer
Le problème de livraison est crucial aussi pour tous ceux qui gravitent dans le monde de l’exposition, des salons, foires et congrès. À commencer par les exposants qui ont déjà tellement de choses à régler en très peu de temps pour réussir leur participation : inscription, montage du stand, décoration, marketing, jusqu’à l’accueil des visiteurs qu’il va falloir convaincre. Ce n’est vraiment pas le moment de miser sur un livreur peu fiable qui laissera le colis tant attendu à l’entrée du salon, ou qui renoncera à cause de la difficulté à franchir différents barrages… Que dire des prestataires, agences design de stand, hôtesses, etc. dont le métier n’est fait que de contraintes de temps et de délais à respecter.
C’est une source d’angoisse dont on pourrait se passer en faisant appel à de vrais professionnels sur qui l’on peut compter pour un transport express. Dans d’autres secteurs comme l’industrie ou l’imprimerie, on constate que les réclamations client ne trouvent leur source ni dans la qualité du produit ni dans le service apporté, mais bien dans d’obscurs problèmes de livraison. Alors, pourquoi gâcher son image, rendre ses clients furieux et risquer de les perdre, simplement parce qu’on a sous-estimé l’importance d’une malheureuse livraison ?
Le taxi-colis, mode d’emploi
Il existe des solutions simples permettant de se dégager du stress inutile des livraisons. Tout d’abord éviter les intermédiaires aussi multiples qu’inutiles, les transports faisant appel à plusieurs intervenants et canaux. Pour avoir l’esprit tranquille, rien de mieux que de faire confiance à un prestataire unique qui emploiera du début à la fin de la livraison, un véhicule unique, dans le cadre d’un transport express de tous vos éléments de stand. C’est exactement ce qu’on retrouve dans le principe des taxis-colis pour transporter rapidement tout ce qui va conditionner la réussite d’un événement : présentoirs, bannières, kakémonos, totems, mais aussi les indispensables échantillons, brochures et goodies.
À l’international comme dans l’hexagone, Le taxi-colis est un service de transport de colis urgent, effectué directement du début à la fin sans aucune rupture de charge. Pour cela, le prestataire retenu devra disposer d’une flotte de véhicules adaptés à la grande diversité des objets à transporter.
Un simple colis trouvera toute sa place dans une camionnette de 2 m3, alors que des palettes nécessiteront l’emploi d’un utilitaire plus spacieux de 20 m3 et disposant d’un monte-charge. L’accès aux salons en période de montage est suffisamment compliqué pour se rajouter des difficultés à cause d’un véhicule mal adapté…
Quels sont les avantages du taxi-colis ?
Les avantages sont nombreux à confier ses livraisons en taxi-colis à un prestataire sérieux :
- Lui seul saura utiliser des véhicules dédiés, y compris dans le cas de livraisons longue distance,
- Il devra proposer un service assuré en « porte-à-porte »,
- Les week-ends ne seront pas un obstacle grâce à un dispositif de pré-alerte,
- Les tarifs seront ajustés au plus près en fonction du type de colis, de la régularité et de l’importance des flux,
- Enfin, un bon prestataire devra disposer d’un réseau à l’international, capable de faire face aux urgences.
Quels sont les autres critères à considérer pour le recours au taxi-colis ?
Voilà les principaux critères pour se décharger en toute confiance des missions de livraison, avant, pendant ou après un salon. Il existe un certain nombre de cerises à ajouter sur le gâteau pour se consacrer en toute sérénité à son salon :
- La gestion des formalités douanières avec les pays ne faisant pas partie de l’Union européenne (Suisse, Norvège, et bientôt… la Grande-Bretagne),
- La remise en mains propres à un destinataire identifié,
- La possibilité d’assurer les envois à hauteur de leur valeur réelle,
- La reprise des emballages vides et leur stockage pendant la durée du salon.
Voilà pour l’essentiel les conditions dont il faut s’assurer avant de confier ses livraisons. Bien que les budgets soient sans cesse resserrés, il ne faut pas simplement confier ce qui est précieux, voire stratégique, au premier venu sous prétexte qu’il est moins cher de quelques euros. Évidemment, pour dormir sur ses deux oreilles la veille de l’ouverture, il est essentiel de s’assurer que le prestataire choisi soit familiarisé avec les spécificités de l’événementiel, qu’il accepte de livrer à la bonne personne sur un salon, un congrès ou un événement d’entreprise.
